Kommissorium

Open Source i den kommunale og regionale sektor

7. januar 2014

Mange kommuner har erstattet Microsoft Office-pakken med Open Source software i deres daglige arbejde. Det gælder ikke mindst pakker som Apache OpenOffice og LibreOffice fra The Document Foundation. Årsagen er primært besparelser og frigørelse af leverandørafhængighed. Forventningen er, at disse pakker vil forblive tidssvarende og vedligeholdt af et frivilligt udviklerfællesskab.

Dette er imidlertid ikke den fulde forståelse for Open Source. Open Source kan ikke ses som gratis software, man blot kan hente fra Internettet. Open Source afhænger af, at dets brugere giver noget tilbage til fællesskabet. Dette er ikke betaling for brugerlicenser, men bidrag til videreudvikling.

De kommunale brugere hæmmes ofte i deres daglige arbejde af fejl og mangler i Open Source pakkerne og er omvendt meget vidende om, hvor de bør forbedres.

Det vil derfor være rigtigt af kommunerne og deres fælles organisation, KL, at give produktforbedringer tilbage til fællesskabet, som kan blive til nytte både for deres egne brugere og for alle andre. Det kan ske ved støtte til de udviklingsfællesskaber der arbejder med produktet, egenudvikling eller ved udlicitering af denne opgave til IT-leverandører under anvendelse af egnede licensmodeller.

Egentlige rettelser og ændringer til kerneprodukterne bør indgå i de nye produktversioner der udsendes med regelmæssige mellemrum.

Produktudvidelser kan offentliggøres både i Softwarebørsen, hvor den vil være nemt tilgængelig for øvrige kommuner, og på pakkernes egne distributionskanaler. De vil evt. kunne indgå i fremtidige versioner af pakkerne.

De samme overvejelser gør sig gældende for regionerne i den udstrækning, de anvender Open Source.

Dette vil både kunne være en fordel for de enkelte brugere, for kommunerne og for samfundet som helhed.

I de kommuner, der har valgt at bruge Open/LibreOffice som kontorpakke, sidder der et pænt stort antal mennesker, der er tvunget til at bruge det i deres daglige arbejde. Det går fint til nogle elementære ting som f.eks. breve, men når det kommer til den underskov af småpublikationer, der eksisterer på kommunalt plan går det umådeligt trægt at få noget pænt frem. Det er systemet ikke særlig veludviklet til. Man bruger meget mere tid, end man ville i Microsoft Office. Det er kommunale mandetimer, der bruges uhensigtsmæssigt, fordi det man sparer i licenser til Microsoft, betaler man i form af, at tingene tager væsentligt mere tid at lave ude i områderne.

Når tingene således tager længere tid – eksempelvis et fritidsklubblad – bliver valget så at forsøge at få frivillige til at lave det. Så det bliver nogle frivillige, der spilder deres tid med et for langsomt system. Og mandetimerne går så til at eftersøge og styre frivillige i stedet.

Et andet oplagt område for forbedring er, at sags- og dokumenthåndteringssystemerne typisk leveres med integration til Microsoft Office, men ikke til Open/LibreOffice.

Rigtig mange af de ansatte/brugerne ved godt, hvilke konkrete ting, de mangler. Man kan henvende sig til Open Source communityet, men de har jo begrænsede ressourcer og kompetencer. Det relevante sted at henvende sig burde være til it-gruppen i kommunen. Den, KL eller Kombit burde have en ansvarlig person / afdeling, der kunne sætte rettelser eller udvikling i gang – evt. betale dem udført hos deres leverandører – og lægge dem ud i Open Source miljøet.

Det kan være til gavn for ganske mange mennesker i dagligdagen, og det kan give besparelser og muligheder for udvidet kommunal service for borgerne.

Herudover kan dette være en forretningsmulighed for små, nystartede IT-virksomheder, der kan specialisere sig i at udvikle og tilpasse open source moduler til det kommunale område som supplement til de store, etablerede leverandører.

I det daglige vil dette fungere som

1) Indsamling af udvidelsesønsker til Open/LibreOffice fra interessenter

2) Undersøgelse af, om funktionen allerede eksisterer

3) Udlicitering til kommunal IT-afdeling, Kombit og/eller leverandører

Dette initiativ tager ikke som sådant stilling mellem Microsoft Office og Open Source. Det tager heller ikke stilling mellem de for tiden konkurrerende pakker, OpenOffice og LibreOffice, som er så kompatible, at udvidelserne bør kunne virke med dem begge.

Det søger blot at løse nogle af problemerne ved anvendelsen af Open Source.

Udgangspunkt

Formålet med at gøre det, er at få politikerne gjort opmærksomme på, at den gratis software kun er god nok, hvis den bliver udviklet – og at det er dem, der har ansvaret for at udvikle den. Overført at det er dem, der er ansvarlige for, at det redskab institutioner, foreninger, medarbejdere etc. er nødt til at bruge, er godt.

Det har også det økonomiske aspekt, at vis pakken ikke udvikles og følger med tiden, vil man efter en årrække blive nødt til at bekoste en migrering til en anden pakke.

(Så når en skolelærer bander over OpenOffice i en Kommune, er det de lokale politikeres ansvar at få det gjort bedre.)

Projektets forløb

Et underudvalg under Prosas IT- og Samfundsudvalg har arbejdet på lavt blus siden sommeren 2013.

Det var fokuseret på Kommunevalget 2013, og vi har opnået disse resultater:

• Vi har etableret en Wiki på KomOSS - KLID Wiki

• KLID har afholdt valgmøde i København. 5 partier mødte op. SD-repræsentanten inviterede til et udvalg i Borgerrepræsentationen om IT med PROSA, KLID og

IT-politisk forening inviteret. Ingen af kandidaterne blev desværre valgt

• Vi har kontaktet et antal politikere

• Vi har opridset spørgsmål til kandidaterne på Wiki en

Følgende opgaver er skitseret og påbegyndt:

• Kortlægning af mulige alliancepartnere

• Oplysning om hvad Open Source er: Free Speech, not free beer; Ikke bare hugge andres arbejde fra Internettet, men også at give tilbage; Open/LibreOffices mangler og muligheder

• Afklaring af egnede licensmodeller (Creative Commons, Apache, GPL osv.)

• Kortlægning af anvendelse i enkeltkommuner, især Open/LibreOffice

• Læserbreve (landsdækkende og lokalaviser)

• Succeshistorier med Open Source

• Økonomi ved Open Source, herunder samfundsmæssige beregninger

• Oplistning af relevant litteratur

Forslag til videreførelse

Udvalget foreslår, at udvalget videreføres som et åbent udvalg med følgende målsætning:

• Undersøge hvad der kan gøres for at forbedre anvendelsen af Open Source i kommunerne og regionerne

• Afdække de faktiske problemer

• Finde ud af, hvorfor de, der har droppet det igen, har gjort det

• Pege på løsningsmuligheder

• Fokusere på slutbrugerne

Metoder

Udvalgets fremtidige metoder er skitseret således:

På kortere sigt

Interviewe firmaer, der lever af at rulle det ud

Sammenfatte artikler om forsøg i andre lande, især de nordiske

• Kommuner i Sverige

• Både succeshistorier og fejlslagne forsøg

• Samle en vejledning til at få det til at lykkes

• Forretningsmodeller for implementering

• OSS centeret i Norge

Spørgeskemaundersøgelser

Kortlægge udfordringerne

• Ved udrulning, vedligehold og andre følgeomkostninger

• Omkring kvalitet

På længere sigt

Konferencer

En makroøkonomisk business case

• Kræver en kortlægning af faktorerne først

• KLID har en del materiale